Google Docs como base de datos. Preparar hoja de cálculo

Hace tiempo comentamos que Google Docs podría usarse como una especie de base de datos. Sería sólo un apaño pero cuando no disponemos de un hosting que nos proporcione este tipo de servicio para gestionar paquetes de información, lo que vamos a ver seguro que nos sirve para hacer algo limitado pero muy similar.

Fuente

Se trataría de construir en primer lugar una hoja de cálculo, para poder almacenar elementos de una manera ordenada. Luego la publicaríamos en formato RSS para, por último, mediante un código JavaScript al efecto, poder leerlos mediante JSON y así poder mostrarlos dónde y cómo queramos.

Esto puede sacarnos de algún que otro apuro y quizás ser útil para montar cosas que ahora mismo ni se nos pasa por la cabeza intentar.

Para que se vea cómo funciona todo esto vamos a ilustrarlo con la creación de una hoja de cálculo con citas informáticas y sus autores, para después mostrar una de ellas de manera aleatoria.

Eso ya lo podíamos hacer metiendo todas las frases en un array JavaScript, pero la ventaja de contar con la hoja de cálculo como soporte es que podremos modificar, añadir o borrar fácilmente todo aquello que queramos desde la hoja, sin necesidad de tocar el script.

Este forma de grabar y recuperar datos la vimos en una entrada sobre cómo crear una galería de imágenes con Google Docs, publicada en Vagabundia y aunque esta está adaptada para este ejemplo, el procedimiento es el mismo.

El resultado que obtendremos será algo cómo esto. Hay 95 citas distintas y es fácil incorporar más ¿alguien se imagina modificando el script para redactarlas?

Cambiar frase

Crear hoja de cálculo en Google Docs

Comenzamos por crear la hoja de datos accediendo a Google Docs. Tras registrarnos o hacer login, allí es fácil encontrar el menú de creación y la opción Hoja de Cálculo.

Supongo que todos sabéis rellenar una por lo que sólo creo necesario explicar que cada columna será un conjunto de datos homogéneos y que es necesario asignar un título a cada una de ellas.

Ese título es el que nos servirá luego para poder encontrar y recuperar el dato que queremos mostrar mediante la expresión gsx$TITULO.$t;. A alguno puede que le suenen esos símbolos de dólar y esa estructura y es que como hemos dicho, para leer la hoja vamos a publicarla como feed para poder leerla después en formato JSON.

Compartir hoja de cálculo

Tras escribir los títulos, las citas y sus autores, tenemos que hacer esa hoja pública (en modo sólo lectura) para que después podamos tirar de ella desde cualquier otra página.

Como las imágenes de capturas están reducidas, si alguna no la veis bien os recuerdo que todas se pueden ampliar pinchando en ellas.

Pinchamos en el botón superior que reza Compartir y en la ventana que se abre, Cambiar. En la siguiente ventana tendremos que seleccionar Público en la Web y Guardar. Tras estos pasos la ventana anterior nos mostrará una dirección que es la que dará acceso a esta hoja.

Este es el que nos generó este ejemplo y la parte importante es la que va tras la palabra key, que cómo podéis adivinar, es la identificación de la hoja. Ese dato tendremos que usarlo más adelante. Si queréis ver la hoja completa para seguir el ejemplo, este es el enlace.

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AtzEI6cl1Hv6dG9wMHpqcVdqbzJhZjlWQ1VScXFVSmc

Si lo hacéis comprobaréis que sólo podéis ver los datos pero no modificarlos. Esto es porque NO se seleccionó la opción de acceso a edición. Si alguna vez os interesa que cualquiera pueda modificar esos datos, ahí es dónde hay que pinchar, pero para cosas como las que estamos viendo, absteneros de hacerlo o puede que alguien os fastidie la lista intencionada o accidentalmente.

Acceso de edición:
	Permitir que cualquier persona modifique los elementos (no se requiere iniciar sesión)

Publicar hoja de cálculo en formato RSS

Ahora vamos a publicar esta hoja como feed. Esa opción está en Archivo ► Publicar en la Web. En la ventana siguiente -abajo reproducida- tenemos que pinchar en Iniciar la publicación. En ese momento se habilita la parte inferior y hay que seleccionar de entre las distintas opciones la de RSS. Se genera un nuevo enlace, este con acceso al feed.

Tutorial completo:

• Google Docs como base de datos. Preparar hoja de cálculo
• Google Docs como base de datos. Leer y mostrar con JavaScript
• Google Docs como base de datos. Frases informáticas aleatorias

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